Časový rámec při výběru kancelářských prostor

Komfortní zóna při výběru vhodných kanceláří trvá standardně 6 až 9 měsíců.

Návaznost výpovědi z existujících prostor na podpis nové Nájemní smlouvy rovněž vyžaduje mnohé kroky, které jsou z procesního a časového hlediska náročné.

„Poradenská společnost zastupující klienta by měla proto kromě vyjednávání smluvních podmínek koordinovat procesy s cílem dodržení termínů a hlavně s cílem šetření času pro klienta,“ konstatuje Michal Rudinský, Head of Office ve společnosti 108 AGENCY na Slovensku.

V návaznosti na výše uvedený časový horizont je v prvním kroku důležitá analýza trhu a následný výběr potenciálních možností pro nové kanceláře. Jednotlivé prohlídky až po získání finálních nabídek a dispozičních návrhů trvají častokrát 2 až 3 měsíce. Následující vyjednávání nájemní smlouvy je nesmírně důležité pro uchopení časové a prostorové flexibility pro nájemce. Finálním krokem je projektování a výstavba prostor.

V případě změny kancelářských prostor je důležité myslet mimo jiné na nastavený mechanismus ukončení původního nájemního vztahu a s tím spojené následky. Ve většině případů podmínky skončení nájmu upravuje "na míru stranám" přímo nájemní smlouva. Aby se nájemce vyhnul riziku neplatně skončeného nájemního vztahu, je důležité komplexně si prostudovat nájemní smlouvu a vyhodnotit všechny následky spojené s možnostmi a způsoby ukončení nájmu. V naší praxi komerčních realitních advokátů pravidelně řešíme otázku, jak lze (předčasně) skončit nájemní vztah, konstatují Michal Kilian a Oliver Majdúch, právníci Schinias & MAJDÚCH legal.

Strany si často v nájemních smlouvách sjednají různé instituty umožňující jednostranné ukončení nájemního vztahu ze strany nájemce ještě před uplynutím původní doby nájmu. Je však nezbytné, aby byly tyto instituty řádně uplatněné z hlediska jejich právních účinků.

Nepochybně i při vyjednávání o novém předmětu nájmu je třeba reagovat na řadu souvisejících právních otázek. Těmito jsou např. fit-out – úpravy prostor dle požadavků nájemce, časový rámec pro předání prostor nájemci, různé skryté poplatky apod. Většinu z těchto otázek je možné podchytit na začátku již v rámci základních podmínek nájmu (Heads of Terms), které si jednající strany podepisují ještě před uzavřením nájemního vztahu.

Pokud má být relokace nájemce ekonomicky výhodná, nájemci musí správně zhodnotit všechny výhody a častokrát skryté úskalí spojené s daným přemístěním.